Kevin Hogan, gerçekte ilk izlenimin aslında “tek izlenim” olduğunu söyler. İnsanın ilk izlenimle aldığı kararı sonradan değiştirmesi mümkünse de, bu oldukça zor inşa edilen bir süreçtir.
Tam da bu sebeple çalışanların şirket ile o ilk teması, birlikte geçirdiği ilk gün, tanıştığı ilk insanlar, tüm bu ilklerin uyandırdığı hisler beynin Anıya Dönüşen Anlar (ADA) oluşturmasına sebep olur. Anıya dönüşme potansiyeli oldukça yüksek bu deneyimler iyi ve güzel olan benzer deneyimlerle örülüp güçlendirilmesinde şirketlerin çok önemli bir rolü vardır.
Birlikte geçirdiğimiz ilk gün, içilen ilk kahve, kurulan iletişimin dili, sunulan esneklikler gibi birçok unsur aslında Çalışan deneyiminde (EX) bizleri birebir kucaklayan unsurlar arasındadır. Tüm bu unsurların diyalektik olarak ilk inşası ise onboarding yani işe uyumlama sürecinde başlar.
Uyumlandırma aşamasında karşılıklı anlaşmalar yapılır, imzalar atılır ve işe gidilen o ilk gün, yeni işe alınan çalışanda oluşturacağımız ADA’lar bir bütün olarak organizasyonun başarısını belirleyebilecek en önemli faktörlerden biri haline gelebilir.
Çalışan yaşam döngüsünde önemli bir yere sahip olan onboarding, yeni işe alınanları şirket kültürüne entegre etme, şirket politikalarını ve prosedürlerini öğrenme ve onlara işlerini etkili bir şekilde yapmaları için gerekli araç ve kaynakları sağlama sürecidir. Başarılı bir işe alım deneyimi, çalışan katılımını, üretkenliğini artırabilir ve şirket kültürüne olumlu etki bırakabilir. Orçun İrfan’ın çalışan deneyimi modeline göre uyumlandırma, çalışanların şirket hakkındaki ilk izlenimlerini oluşturdukları çalışan yolculuğunun ilk aşamalarından biridir. Şirkette başarılı olmalarını sağlamak için yeni işe alınanlara olumlu bir onboarding deneyimi sağlamak çok önemlidir. Yani aslında o ilk izlenimi olumlu yaratmak süreç sonrasını da olumlu tutmaya, deneyimin zorlu zamanlarında çalışanı bardağın dolu tarafını görmeye teşvik edebilir.
Peki bu kadar önemli bir süreçten bahsediyorsak bu süreci nasıl inşa edebiliriz?
Birleşmiş Milletler’de işe başlayalı henüz 6 ay oluyor. İlk girdiğimde kendimi koca bir okyanusta yüzmeye çalışırken buldum. Bunca yetenekli insanın, böylesine değerli insani yardım alanında yarattığı projeler beni hayrete düşürmüştü. Ancak bunca büyük olmanın yeni işe giren birisi için çok büyük bir dezavantajı da vardı: Fear of Missing Out. Toplantıda, beyin fırtınalarında ya önereceğim şey çoktan yapıldıysa ya onlar için söyleyeceğim şey çok basit kaçarsa ya da bu kesin onların aklına gelmiştir çekincesi.
İşte bu çekinceyi yaşamamam için ihtiyacım olan bilgiyi belki ilk 90 günde tamamlamış olmayı dilerdim: Hangi projeler yapılmış, şu an ne aşamadalar, kriz yönetim tutumları neler, bir sorun yaşadığımda ilk kime gitmem gerekiyor, ekibimde değil ama kesin iletişimde olmam gereken kimler var gibi soruların cevabını bulabileceğim bir süreç aslında.
Tabi tüm bunlar olurken kademe kademe, bilgi üzerimize yığılmadan biraz da işin eğlencesini, doyumunu hissetmemiz gerekiyor. Çünkü “yeteri kadar” challenge ve eğlencenin olmadığı yerde maalesef ki öğrenmenin çok zorlu olacağı düşüncesindeyim.
Keza yıllardır takip ettiğim, psikoloji biliminin temel teorisyeni Lev Vygotsky de bizimle aynı fikirde.
Lev Vygotsky’nin geliştirdiği Yakınsak Gelişim Alanı Teorisi (ZPD) bir öğrenenin yardım almadan yapabilecekleri ile rehberlik ve destekle başarabilecekleri arasındaki farkı tanımlayan, tam da onboarding sürecinde bize ışık olacak bir kavram. Çalışan deneyimi bağlamında, ZPD, yeni işe alınanların tam potansiyellerine ulaşmak için desteğe ihtiyaç duyduğu onboarding için biçilmiş bir kaftan desek hiç de yanlış olmaz.
Orçun İrfan’ın çalışan deneyimi modeline göre, çalışanlara öğrenme ve büyüme fırsatları sağlamak çalışan deneyimini sürdürmek için kritik öneme sahiptir. Kurumlar, ZPD’yi işe alıştırmaya uygulayarak yeni işe alınanlara rollerinde başarılı olmaları için gerekli desteği sağlayabilir.
Hadi Yakınsak Gelişim Alanını, onboarding’e nasıl uyarlayabiliriz birkaç görselde inceleyelim:
ZPD, dışardan içeriye hayatımızda kendi başımıza yapamadıklarımızı, bir uzman veya akran yardımı ile yapabildiklerimizi ve tek başımıza yapabildiklerimizi 3 çember ile temsil eder. İşe yeni alınan bir çalışan henüz bu çemberlerin dışında durur. Çünkü tam olarak şirket içerisinde neyi yapıp neyi yapamadığını bilmeyecektir. İlk gün ile birlikte çalışan birinci çembere gelir; her şey onun için tek başına yapamayacağı, tek başına karar veremeyeceği bir alanda durur. Her şey yabancıdır; ne kültürü bilir ne şirket esnekliğini ne de iletişim yolunu. Onboardingte amaç çalışanı yavaş yavaş iç çembere getirmektir.
Bu amaç doğrultusunda “kişinin bir uzman veya akran yardımı ile yapabilecekleri” alan olan orta çember ise onboardingi tam olarak inşa ettiğimiz alandır. Her bir adımda bir üst seviyeye çıkarak yeni çalışanın bilgi, beceri ve tutum düzeyi arttırılır ve çalışan şirket kültürüne yakınlaştırılır.
Tasarlayacağımız onboarding alanına entegre edeceğimiz “Çalışan Deneyiminde 5A Modeli” ile çalışanın dış çemberden iç çembere geçişini kolaylaştırabilir.
Her bir basamak için alternatif görevler çalışanı orta çembere daha da yakınlaştırabileceği gibi sürdürülebilir ve sağlıklı bir çalışan deneyimi oluşturmaya zemin hazırlayacaktır.
Şimdi biraz daha yakın gözlüklerimizi takalım:
Çalışan Deneyiminde 5A Modeli’nde; birinci basamakta bizleri “Amaç” karşılıyor. Onboarding sürecinde ilk adım çalışana kurum kültürünü hissettirebilecek o asli amacı verebilmektir. Bunu lütfen şirketinizin amacını oturun ve ilk gün anlatın diye söylemiyoruz.
Çünkü Maya Angeleo’nun da dediği gibi “İnsanlar söylediklerinizi ya da yaptıklarınızı unutur ama onlara neler hissettirdiğinizi asla unutmazlar.” Bu sebeple çalışana her gün yataktan kalkıp işe gelmesini sağlayacak ve kurum kültürü ile de anlamlı bir bütün oluşturacak amacı hissettirmek veya birlikte inşa etmemiz gerekiyor.
* Bunun için bireyin içsel motivasyonlarını keşfetmek İnsan ve Kültür Liderlerine yardımcı olabilir.
- Maddemiz ise “Anlam”: UN’de çalışmaya başladığımın ikinci ayında yaptığımız görevleri sadece anlama evresine gelebilmiştim. Ancak tam olarak kendimden bir şeyler ekleyebileceğim hiçbir alanım yoktu. Bir gün yöneticim ile yaptığımız bire-birde bana bir dosya ile geldi, yıllık hedeflerim üzerine konuşmamamız gerektiğini ve Performans Değerlendirmemin bu hedeflere göre yapılacağını belirtti. Açtığı dosya ise tamamen boştu. Bana kurduğu tek cümle ise “burası senin alanın, sen burada ne gerçekleştirmek istersen onun üzerine bu alanı birlikte inşa edebiliriz” oldu.
Tam bu nokta aslında olduğum yerde benim birey olarak yetkinliklerim, düşüncelerim, ihtiyaçlarım ve beklentilerim ile varoluşumun başlangıcıydı.
Yetenek yönetiminde altın anahtar olarak gördüğümüz ve yap-bozun birbirine oturmasına sağlayacak insani değerlerimiz, anlam aşamasında ortaya çıkarak çalışanı merkeze yaklaştırmamızı sağlıyor. Burada çalışana çemberde onun da yerinin olduğunu hissettirmek ise en önemli görevlerimizden biri.
Yakınsak Gelişim Alanında orta alana doğru yaklaşırken üçüncü adımımız “Alan”. Kendimizi rahat, güvende ve taptaze hissettiren bir alanda çalışmak hepimizin en doğal ihtiyacı. Bu basamakta yeni çalışan, kendisine sunulan çalışma alanlarını keşfetmeye başlıyor. Kurumların çalışanların ihtiyaçlarına ve beklentilerine uyumlu dijital/fiziki çalışma alanları oluşturması çalışanın da konfor/büyüme alanı oluşturmasına olanak sağlıyor.
Ve dördüncü girdi adımımız ise “Araçlar.” Bu bölümde çalışanı iki alanla tanıştırıyoruz: İşi yapabilmek için gerekli araçlar ve işin karşılığında verilen araçlar.
Her ne kadar Orçun İrfan modelin özünde iş için gerekli ekipmanlardan başlamış olsa da benim bir işi yapabilmem için en öncelikli ihtiyacım kahve 🙂İşin karşılığında verilen kahvelere çok sıcak bakamıyorum. Kahveyi kapan çalışan onboarding sürecinde işi yapışını kolaylaştıracak tüm araçlarla tanışmaya başlar. İşin karşılığında verilecek araçlarla ile birlikte işe dair içsel ve dışsal motivasyonlarını destekleyecek alanlar bulabilecektir.
Ve son aşamada dört adım girdiden sonra onboarding sürecinin sonuna gelen çalışan, son katmanda “Kendimi mutlu, güvende ve hep öğrenme alanında hissettiğim bir yerde çalışıyorum.” diyecektir.
Yani kendisini “Ait” hissedecektir. (İrfan, O., 2022)
Çalışan Deneyiminin en keyifli ve öğretici sevilerde hazırlamak isterseniz sizler için hazırladığım oyunlaştırılmış onboarding taslağına buradan ulaşabilirsiniz.
Çalışanlarınıza kendilerini değerli hissettirecek ve gelişim alanları yaratacak nice güzel onboardingleriniz olsun!
Sevgilerle,
Alaz Han Canbolat